Êtes-vous débordé par les documents administratifs et ne savez pas où les mettre ? Une pile d'enveloppes est toujours fermée dans le hall, les factures sont oubliées dans les tiroirs, et des décennies de courrier sont archivées dans un ordre aléatoire. De plus, chaque fois qu'on vous demandera de retirer des documents du classeur, vous vous sentirez anxieux. Ce n'est pas une phobie administrative, mais cela en a l'air. Le stockage et la classification des documents administratifs sont une tâche difficile, mais elle ne doit pas être ignorée. Mais êtes-vous sûr de vouloir garantir la sécurité de ces fichiers ? Ils sont bien organisés, sont-ils accessibles rapidement en cas d’urgence ? Sinon, ne vous inquiétez pas : tout va changer aujourd’hui !
Faire un tri
Avant de se lancer au rangement de ses documents administratifs, il est d’abord préférable d’organiser un triage de tous les papiers. Pour cela, vous devez rassembler tous les papiers administratifs existants dans votre maison ou bureau et commencer à les trier par catégorie. Ensuite, vous devez savoir quels sont les documents les plus importants. De même, vous aurez besoin de savoir combien de temps les conserver. Il n'est pas nécessaire que tout le papier soit à portée de main ! Il paraît que le rangement de papiers est en effet, une tâche extrêmement fastidieuse.
Vos formulaires de déclaration d'impôts, vos documents financiers d'entreprise, votre certificat de naissance, l’acte de propriété, ce sont tous des documents importants qu’il ne faut pas perdre, même si vous ne les utilisez pas souvent. Pour les autres articles, veuillez vérifier leurs périodes de conservation. Si vous trouvez un document dont la date est expirée, n'hésitez pas à les jeter. Ces documents doivent être classés et archivés au fur et à mesure qu'ils se présentent.
Opter pour une organisation plus simple
Dans le buffet du salon ou sur l'étagère du bureau, vous décidez où stocker tous vos documents. Étant un élément délicat, le rangement de papiers administratifs est indispensable pour que vous ne le perdiez pas. Ou encore pire s’ils sont tombés entre de mauvaises mains. Afin que vous soyez assuré qu'ils sont en sécurité, on vous montrera la meilleure façon de les stocker. Une fois que vous avez trié les documents par catégorie et ordre d’importance, il est maintenant temps de les classer.
Pour ce faire, attribuez un classeur à chaque type de document et utilisez une couleur différente pour chaque classeur. Ensuite, veuillez marquer des étiquettes sur chaque bord du classeur. N'oubliez pas d'être logique dans l'organisation du classeur. Il est important de les disposer par ordre chronologique. Vous devez les classer de manière plus ancienne au plus récent. Grâce à la méthodologie bien établie, vous gagnerez du temps lors de la recherche du document. Ce système de classement efficace est bien plus pratique que les sacs en plastique traditionnels.
Numériser le maximum de documents
À l'ère du numérique, organiser les documents n'a jamais été aussi simple. Mais face à l’évolution technologique à l’heure actuelle, il est plausible d’enregistrer les documents à travers les gadgets électroniques. Pour un rangement de papiers efficace, numérisez les documents et enregistrez-les sur votre ordinateur ou un disque dur externe. De plus, puisque vous avez trié par sujet, il ne vous reste plus qu'à identifier le dossier virtuel de la même manière que la catégorie déterminée à l'étape précédente, puis à l'intégrer.
Dans cette optique, vous pouvez scanner les papiers les plus importants et les stocker dans votre ordinateur. Une fois terminée, vous pouvez jeter les versions ou les archiver dans un endroit qui ne risque pas d’obstruer votre espace intérieur. Attention, n'oubliez pas de copier et de sauvegarder régulièrement. L'ordinateur ne durera pas éternellement et le problème peut survenir rapidement. Pour un meilleur stockage, n’hésitez pas à utiliser le cloud. Veuillez également noter qu'il est fortement recommandé de numériser les documents les plus importants pour éviter qu'ils ne disparaissent.
Conserver le minimum de documents
Même lors de l'organisation des fichiers, vous pouvez constater qu'il reste encore beaucoup de fichiers de gestion à stocker. Pour économiser de l'espace, on vous recommande de ne conserver que le minimum des papiers au lieu de tous les documents administratifs. Avant même de commencer une classification à grande échelle, vous devez compter les documents papier que vous continuez de recevoir. Actuellement, ils peuvent désormais être reçus directement sur Internet. Lorsque cette solution vous est proposée, misez sur des documents dématérialisés.
Ils sont disponibles directement dans vos espaces clients. Vous pouvez les recevoir via votre e-mail, puis les stocker dans un fichier informatique. L'idée est de rendre le rangement de papiers dans vos armoires aussi légères que possible pour optimiser votre espace de rangement. De plus, la dématérialisation sert à stopper les flux de courrier. Par ailleurs, vous pouvez également instaurer une petite routine quotidienne en utilisant une bannette. C’est plus pratique et efficace qui ne prendra que 5 mn par jour. Si vous accumulez de la paperasse pendant quelques semaines, cela peut rapidement devenir plus difficile.